Đi Gemba: Nơi diễn ra công việc thực sự

Sự điên rồ đang làm điều tương tự lặp đi lặp lại và mong đợi kết quả khác nhau. Từ quan điểm như vậy, hầu hết các nhà quản lý đương đại dường như điên rồ.

Tại sao? Bởi vì bạn không thể mong đợi kết quả khác nhau từ nhóm của bạn bằng cách ngồi trong văn phòng góc của bạn và chỉ tham dự các cuộc họp KPI. Thay vào đó, bạn cần phải xem công việc thực sự xảy ra ở đâu. Bạn cần phải đi Gemba.

Đi Gemba là một phần thiết yếu của triết lý quản lý Lean. Mục đích ban đầu của nó là cho phép các nhà quản lý và lãnh đạo quan sát quá trình làm việc thực tế, tham gia với nhân viên, có được kiến thức về quy trình làm việc và khám phá các cơ hội để cải tiến liên tục.

Hãy cùng khám phá đi Gemba một cách chi tiết.

Thuật ngữ “gemba” có nguồn gốc từ tiếng Nhật và nó có nghĩa là “một địa điểm thực sự”. Trong quản lý Lean, “gemba” là nơi quan trọng nhất đối với một đội ngũ vì đây là nơi công việc diễn ra thực sự.

Khá đơn giản, đối với các ban nhạc rock, thì “gemba” là phòng thu âm. Đối với các đội đua Công thức 1, thì “gemba” là bất cứ nơi nào có xe. Đối với các nhà sản xuất, nó là sàn nhà máy v.v. Nói cách khác, đó là nơi công việc thực sự xảy ra, vì vậy bạn có thể quan sát và phân tích nó.

Gemba walk là một khái niệm được phát triển bởi Taiichi Ohno, người thường được coi là cha đẻ của sản xuất đúng lúc (just – in – time production).

Bằng cách phát triển một khái niệm như vậy, Ohno cung cấp một cơ hội thực sự cho các giám đốc điều hành rời khỏi thói quen hàng ngày của họ, xem nơi công việc thực sự xảy ra và xây dựng mối quan hệ với người lao động dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau.

Có 3 yếu tố quan trọng của công cụ sản xuất tinh gọn này:

Ý tưởng chính của Gemba walk là các nhà quản lý và lãnh đạo ở mọi cấp độ thường xuyên đi dạo quanh xưởng và tham gia vào việc tìm kiếm các hoạt động lãng phí.

 Mục tiêu chính của cuộc đi bộ Gemba là khám phá chi tiết dòng giá trị và xác định vị trí các phần có vấn đề của nó thông qua giao tiếp tích cực. Người lãnh đạo giỏi luôn mong muốn lắng nghe hơn là nói chuyện. Đây là lý do tại sao bạn có thể sử dụng các kỹ thuật khác nhau, chẳng hạn như 5 Whys để xác định các phần có vấn đề của quy trình.

Hãy nhớ rằng Gemba walk không phải là một ông chủ đi bộ trên đường. Chỉ tay và đổ lỗi cho mọi người là chính xác những gì bạn không thể làm. Bạn không ở đó để đánh giá và xem xét kết quả. Bạn ở đó để hợp tác với nhóm và tìm ra vấn đề cùng nhau. Cố gắng tập trung vào việc tìm ra những điểm yếu của quá trình, không phải của mọi người.

Trước khi bạn đi dưới xưởng, bạn cần lập một kế hoạch và làm theo các bước. Kế hoạch nên phụ thuộc vào mục tiêu của bạn.

Đôi khi nó có thể không có cấu trúc, ví dụ, nếu bạn là người mới trong tổ chức, trong khi ở các trường hợp khác, kế hoạch của bạn sẽ chính xác hơn nhiều vì bạn sẽ quen thuộc hơn với các chi tiết. Trong mọi trường hợp, hãy chuẩn bị cho Gemba walk . Nếu không, nó sẽ không hiệu quả.

Bây giờ, hãy nhận định một vài bước cơ bản.

Khi bạn đi Gemba, bạn phải chọn một chủ đề. Điều này sẽ giúp bạn tập trung tất cả các nỗ lực của bạn và nó sẽ hiệu quả. Có nhiều chủ đề khác nhau mà bạn có thể muốn khám phá như: năng suất, hiệu quả chi phí, an toàn, v.v. Để chính xác nhất có thể, bạn cũng sẽ cần chuẩn bị một danh sách các câu hỏi bạn sẽ hỏi.

Đội ngũ sẽ được quan sát nên được chuẩn bị cho những gì sắp xảy ra. Tất cả các thành viên trong nhóm cần phải hiểu rõ rằng Gemba walk  là một quá trình phổ biến trong đó đích đến cuối cùng là cải tiến liên tục. Bằng cách này, người lao động sẽ cảm thấy thoải mái hơn và sẵn sàng hợp tác.

 Bạn cần nhớ rằng đi Gemba không phải là thời điểm thích hợp để đánh giá hiệu suất đội ngũ của bạn. Mục đích chính là để quan sát, hiểu và cải thiện quá trình. Nếu bạn tập trung vào năng lực cá nhân của mọi người, bạn chỉ toàn phải đối mặt với sự kháng cự.

Theo chuỗi giá trị sẽ cung cấp cho bạn những cơ hội tốt nhất để xác định các khu vực có tiềm năng hoạt động lãng phí cao. Loại bỏ những hoạt động đó sẽ giúp bạn cải thiện hiệu suất tổng thể.

Đừng đưa ra gợi ý gì cả trong suốt quá trình đi gemba. Viết tất cả mọi thứ thu hút sự chú ý của bạn hoặc thậm chí ghi lại nó bằng điện thoại của bạn. Trong một số trường hợp, bạn có thể sẽ bị cám dỗ để đưa ra một giải pháp ngay lập tức, nhưng điều này sẽ sai. Việc phân tích hãy để sau. Bạn sẽ chính xác hơn nhiều sau khi bạn có tất cả các sự kiện có sẵn. Hơn nữa, tổng quan rộng có thể cung cấp cho bạn cơ hội sử dụng các công cụ giải quyết vấn đề hiệu quả như chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act). Tốt hơn nhiều so với dựa vào trực giác tức thời.
 

 

Có thể là một ý tưởng tốt để mời một đồng nghiệp từ bộ phận khác. Một người có nhiệm vụ hàng ngày hoàn toàn khác nhau. Những người ít quen thuộc với các quy trình thường có quan điểm mới mẻ và hỏi những câu hỏi khác nhau mà bạn có thể không bao giờ hỏi.

Ngay cả khi bạn không tìm thấy bất cứ điều gì có ý nghĩa trong quá trình đi Gemba của mình, bạn cần chia sẻ với nhóm những gì bạn đã học hoặc thấy. Nếu không, đội sẽ chỉ có cảm giác bị theo dõi. Nếu bạn định hành động sau khi đi bộ, hãy thông báo cho nhóm về những thay đổi sắp tới và lý do cần thiết.

     Mỗi khi bạn thực hiện đi Gemba, bạn cần chuẩn bị một danh sách kiểm tra trước. Danh sách này sẽ giúp bạn tập trung và đặt mục tiêu cho nỗ lực của bạn. Danh sách kiểm tra phải bao gồm các câu hỏi sẽ giúp bạn hiểu quá trình bạn sẽ quan sát theo cách tốt hơn. Câu hỏi của bạn có thể thay đổi tùy thuộc vào chủ đề của chuyến đi Gemba của bạn. Dưới đây là một số câu hỏi kiểm tra danh sách đi bộ Gemba cơ bản:
 

     Những câu hỏi này sẽ trì hoãn khi khám phá các lĩnh vực khác nhau như: giải quyết vấn đề, đổi mới, tài nguyên, công cụ, v.v. Vì vậy, trước khi bạn đi Gemba, hãy chuẩn bị danh sách kiểm tra cẩn thận dựa trên khu vực bạn muốn điều tra.

      Trước khi bạn thực hiện bất kỳ hành động nào dựa trên các quan sát đi Gemba của bạn, bạn sẽ cần một chút thời gian để sắp xếp suy nghĩ và ghi chú của mình.

     Phản hồi là quan trọng, nhưng phản hồi sớm có thể sẽ rất có hại. Đây là lý do tại sao bạn cần ngồi lại với đội ngũ lãnh đạo và phân tích kỹ lưỡng tình huống. Bạn thậm chí có thể mời một số công nhân mà bạn đã quan sát. Ví dụ, những người đã cung cấp cho bạn thông tin rõ ràng nhất. Sử dụng tất cả dữ liệu mà bạn đã thu thập như một phần của quá trình cải tiến liên tục của mình, còn được gọi là vòng tròn Gemba Kaizen.

     Đó là một cuộc họp được tổ chức sau mỗi lần đi Gemba có thể bao gồm một vài người tham gia từ các phòng ban khác nhau. Mục đích chính là có càng nhiều quan điểm khác nhau càng tốt để đưa ra quyết định tốt nhất. Một quyết định sẽ thực sự mang lại sự cải thiện. Điều quan trọng là đi xung quanh xưởng và thu thập thông tin rõ ràng, kỹ lưỡng về những gì cần được cải thiện. Tuy nhiên, bất kể có vấn đề gì đều quay trở lại nơi bạn bắt đầu. Một cuộc đi bộ sau Gemba đóng lại vòng lặp và thể hiện sự tôn trọng với những người đã được quan sát. Điều này sẽ giúp việc đi Gemba thành công trong tương lai dễ dàng hơn nhiều.

    Thực hiện đi Gemba một cách thường xuyên có thể cung cấp một số lợi thế đáng kể như:

     - Xây dựng mối quan hệ vững chắc với những người thực sự làm việc và thực sự tạo ra giá trị.

     - Xác định các vấn đề và thực hiện các hành động để đạt được cải tiến liên tục nhanh hơn.

     - Truyền đạt rõ ràng các mục tiêu dẫn đến tăng sự gắn kết của nhân viên.

 Nguồn: https://kanbanize.com