Ngay cả các công ty chuyên nghiệp cũng trải qua sự hỗn loạn và vô tổ chức. Những điều này có thể xuất hiện dưới dạng công việc dư thừa của nhân viên, tài liệu lỗi thời và trùng lặp trong các quy trình. Điều này không chỉ gây căng thẳng cho nhân viên mà còn có thể gây tổn thất tài chính cho công ty.
Điều quan trọng cần lưu ý là ban đầu các quy trình không hỗn loạn, nhưng những thay đổi nhỏ trong quy trình theo thời gian có thể thêm vào vấn đề. Kết quả là, nó tạo ra rất nhiều chất thải mà công ty không thể xử lý.
Các công ty hiệu quả luôn xử lý lãng phí của họ bằng cách sử dụng cải tiến quy trình tinh gọn. Ban đầu được gọi là sản xuất tinh gọn. Quy trình tinh gọn được phát triển bởi công ty Toyota của Nhật Bản để giải quyết vấn đề lãng phí sản xuất. Tuy nhiên, các nguyên tắc của quy trình này cũng có thể được áp dụng trong bất kỳ loại môi trường làm việc nào.
Ý tưởng chính của nguyên tắc này là giảm lãng phí để tăng thêm giá trị cho toàn bộ hệ thống. Nó cũng nhấn mạnh vào việc tăng giá trị cho sản phẩm bằng cách sử dụng ít tài nguyên hơn. Điều này có thể đạt được bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc trong tổ chức.
Nếu được thực hiện đúng cách, cải tiến quy trình tinh gọn sẽ dẫn đến hoạt động có tổ chức hơn, nhân viên có nhiều quyền tiếp cận hơn với các công cụ, dịch vụ khách hàng được trao quyền và tiết kiệm chi phí cho toàn công ty.
Mặc dù có nhiều lợi ích trong việc thực hiện triết lý cải tiến quy trình tinh gọn, nhưng việc áp dụng nó tại nơi làm việc có thể là một thách thức đặc biệt nếu tổ chức không có bất kỳ manh mối nào để bắt đầu từ đâu và như thế nào.
Do đó, dưới đây là các mẹo về cách bắt đầu cải tiến quy trình tinh gọn trong bất kỳ môi trường làm việc nào.
• Tập trung vào khách hàng:
Kết quả cuối cùng của bất kỳ quá trình kinh doanh nào là cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng cho khách hàng. Vấn đề là tất cả khách hàng muốn giá trị đồng tiền của họ. Sử dụng triết lý cải tiến quy trình tinh gọn để nghĩ cách kết hợp chất lượng vào sản phẩm của bạn để người dùng cuối (khách hàng) cũng có thể tiếp nhận.
• Xác định cách thức hoàn thành công việc:
Một trong những nguồn lãng phí tạo ra nhiều ảnh hưởng bất lợi cho tổ chức là việc không có hướng dẫn công việc. Thông thường, nhân viên chỉ làm công việc và thậm chí không nghĩ về cách họ làm việc đó. Trong hầu hết các trường hợp, điều này thường dẫn đến dư thừa trong một số nhiệm vụ. Vì vậy, điều quan trọng là phải xác định cách thức hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
• Tiếp tục theo dõi:
Khi giới thiệu một quy trình mới, đôi khi nó sẽ không hoạt động thực sự tốt. Trong cải tiến quy trình tinh gọn, việc kiểm tra quy trình và theo dõi các thay đổi là rất quan trọng để loại bỏ các lỗi và cũng tăng thêm giá trị cho quy trình. Bên cạnh việc theo dõi, điều quan trọng là phải tìm kiếm bằng chứng sau khi các cải tiến đã được thực hiện.
• Trao quyền cho những người đứng sau hoạt động:
Cải tiến tổ chức cũng đòi hỏi phải thúc đẩy những người đứng sau hoạt động. Tận dụng mọi người sẽ giúp họ phát triển các bộ kỹ năng phù hợp để tự cải thiện.
Triết lý cải tiến quy trình tinh gọn là một cách tuyệt vời để làm cho bất kỳ tổ chức nào hoạt động hiệu quả hơn. Đó là một nhiệm vụ liên tục miễn là có những thay đổi ở nơi làm việc.