Bởi vì Kaizen là một triết lý hơn là một công cụ cụ thể, cách tiếp cận của nó được tìm thấy trong nhiều phương pháp cải tiến quy trình khác nhau, từ Quản lý chất lượng toàn diện (TQM), đến việc sử dụng hộp thư góp ý của nhân viên. Theo kaizen, tất cả nhân viên có trách nhiệm xác định những lỗ hổng và sự kém hiệu quả và mọi người, ở mọi cấp độ trong tổ chức, đề xuất nơi cải tiến có thể diễn ra.
Kaizen hướng đến những cải tiến về năng suất, hiệu quả, an toàn và giảm thiểu lãng phí và những người làm theo phương pháp này thường nhận được nhiều lợi ích hơn:
- Ít lãng phí hơn – bảng tóm tắt được sử dụng hiệu quả hơn cũng như các kỹ năng của nhân viên.
- Mọi người hài lòng hơn - chúng có tác động trực tiếp đến cách mọi thứ được thực hiện.
- Cải thiện cam kết - các thành viên trong nhóm có nhiều đóng góp hơn trong công việc của họ và có xu hướng cam kết thực hiện tốt công việc.
- Cải thiện tỷ lệ giữ chân - những người hài lòng và tương tác có nhiều khả năng ở lại hơn.
- Nâng cao năng lực cạnh tranh - tăng hiệu quả có xu hướng góp phần làm giảm chi phí và sản phẩm chất lượng cao hơn.
- Cải thiện sự hài lòng của người tiêu dùng - đến từ các sản phẩm chất lượng cao hơn với ít lỗi hơn.
- Cải thiện khả năng giải quyết vấn đề - xem xét các quy trình từ góc độ giải pháp cho phép nhân viên giải quyết vấn đề một cách liên tục.
- Các nhóm được cải tiến - làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề giúp xây dựng và củng cố các nhóm hiện có.
Một thuật ngữ tiếng Nhật khác có liên quan đến kaizen là muda, có nghĩa là chất thải. Kaizen nhằm mục đích giảm lãng phí bằng cách loại bỏ sản xuất thừa, nâng cao chất lượng, hiệu quả hơn, có ít thời gian nhàn rỗi hơn và giảm các hoạt động không cần thiết. Tất cả những điều này chuyển thành tiết kiệm tiền và biến các khoản lỗ tiềm năng thành lợi nhuận.
Triết lý kaizen được phát triển để cải thiện quy trình sản xuất và nó là một trong những yếu tố dẫn đến sự thành công của ngành sản xuất Nhật Bản thông qua chất lượng cao và chi phí thấp. Tuy nhiên, bạn cũng có thể đạt được những lợi ích của phương pháp kaizen trong nhiều môi trường làm việc khác, và ở cả cấp độ cá nhân hoặc cho toàn bộ nhóm hoặc tổ chức của bạn.
Phần lớn trọng tâm của kaizen là giảm thiểu "chất thải" và chất thải này có một số dạng:
- Chuyển động - di chuyển vật liệu xung quanh trước khi có thể tăng thêm giá trị cho chúng.
- Thời gian - đã dành để chờ đợi (không có giá trị nào được thêm vào trong thời gian này).
- Các khiếm khuyết - đòi hỏi phải làm việc lại hoặc phải loại bỏ.
- Gia công quá mức - làm nhiều hơn mức cần thiết cho sản phẩm để mang lại cho "khách hàng" giá trị đồng tiền tối đa.
- Các biến thể - sản xuất các giải pháp đặt trước trong đó một giải pháp tiêu chuẩn cũng sẽ hoạt động tốt.