Thay đổi và cải tiến là một phần thiết yếu của bất kỳ tổ chức nào. Để đi trước đối thủ cạnh tranh và không bao giờ bỏ lỡ cơ hội, bạn phải liên tục tìm kiếm những cách khác nhau để cải tiến.
Có 2 loại “Thay đổi” có thể xảy ra trong một tổ chức.
- Thay đổi đột phá: Một cuộc cách mạng lớn của tổ chức. Đòi hỏi phải lập kế hoạch và làm việc trong nhiều tháng cùng với ngân sách cao.
- Cải tiến liên tục: Tất cả những thay đổi nhỏ bạn thực hiện. Hãy suy nghĩ, bất kỳ chi tiết nhỏ nào, nếu được sửa chữa, có thể làm cho doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn.
Thay đổi đột phá là điều mà một tổ chức rất hiếm khi làm. Ví dụ: nếu bạn áp dụng một số phần mềm trên toàn tổ chức. Hoặc, nếu bạn lên kế hoạch thực hiện những thay đổi chiến lược lớn.
Mặt khác, cải tiến liên tục là việc diễn ra hàng ngày: thực hiện các thay đổi hoặc cải tiến nhỏ cho quy trình của công ty bạn. Trong rất nhiều trường hợp, cải tiến liên tục cũng là một phần chính của thay đổi đột phá. Khi bạn thực hiện một thay đổi trên toàn tổ chức, có rất nhiều cải tiến nhỏ sẽ được thực hiện xung quanh.
Mặc dù vậy, chúng không hề dễ như chúng ta nghe nói. Mọi người quản lý công ty đều biết rằng họ nên tập trung vào việc cải thiện tổ chức. Vậy khó khăn ở đây là gì?
Một trong những phương pháp cải tiến liên tục phổ biến nhất chính là Kaizen, một phương pháp quản lý của người Nhật.
Kaizen là gì?
Theo định nghĩa, Kaizen có nghĩa là thay đổi (kai) cho tốt hơn (zen). Điều cốt lõi của triết lý này là cải tiến liên tục – bất cứ thứ gì có thể cải tiến.
Để hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của nó, chúng ta có thể so sánh nó với khái niệm “Đổi mới” (Innovation) của phương Tây như sau:
- Kaizen: Đem lại hiệu quả lâu dài, tuy nhiên, sự thay đổi sẽ không quá lớn. Để thấy được sự hiệu quả, chúng ta cần thực hiện từng bước nhỏ và quan trọng hơn hết, sự thay đổi này cần tất cả mọi người trong tổ chức tham gia và cái thay đổi chính ở đây là con người.
- Đổi mới: Có hiệu quả rõ rệt nhưng chỉ trong mội thời gian ngắn. Thực hiện những bước lớn để có được kết quả tuy nhiên sự thay đổi này xảy ra đột ngột và không ổn định. Sự đổi mới này chỉ được thực hiện bởi một số nhân viên chủ chốt hoặc chuyên viên kỹ thuật. Và sự đổi mới tập trung chủ yếu vào máy móc.
Kaizen nghe lý thuyết thì có vẻ hay đó, nhưng bạn tự hỏi làm thế nào để áp dụng nó vào thực tiễn? Không, chính xác là, bạn nên sử dụng sức mạnh của Kaizen như thế nào cho lợi ích cho tổ chức của chính bạn?
Kaizen được chia thành 2 phần:
Triết lý – Ý tưởng chính đằng sau Kaizen là việc cải tiến phải là trách nhiệm của tất cả mọi người, bất kể là cấp C hay nhân viên nhà máy, chỉ cần góp phần vào việc cải tiến tổ chức đều nên được khuyến khích và khen thưởng.
Hành động - Ngay cả khi bạn đạt được văn hóa cải tiến liên tục, điều đó không có nghĩa là các sáng kiến cải tiến thực tế sẽ tự diễn ra. Bạn cần phải tổ chức các sự kiện Kaizen, đây là phần thực hiện của phương pháp luận.
Theo một cách nào đó, khía cạnh triết học của Kaizen dẫn đến hành động thực sự.
Nếu công ty của bạn có văn hóa cải tiến, nhân viên của bạn sẽ thể hiện sáng kiến và tổ chức các sự kiện Kaizen. Nếu không, thì các sáng kiến của bạn có nhiều khả năng thất bại. Trừ khi bạn mua lại từ nhân viên, họ sẽ không chủ động trong việc giúp cải thiện công ty.
Tuy nhiên, đối với một công ty quản lý để có được cả hai khía cạnh của Kaizen, thì cuối cùng họ sẽ gặt hái được vô số lợi ích như:
- Quy trình hiệu quả - Vì nhân viên sẽ liên tục tập trung vào cải tiến, quy trình của bạn sẽ hiệu quả nhất có thể.
- Nhân viên hài lòng và gắn kết - Mọi người đều thích được coi trọng trong một công ty. Bằng cách làm cho ý kiến của nhân viên được lắng nghe, xem xét và thực hiện, họ sẽ hài lòng hơn với công việc.
- Sản phẩm hoặc Dịch vụ tốt hơn – Đây là kết quả của hai việc trên, sản phẩm của bạn sẽ tốt cả về chất lượng lẫn giá thành.
Sử dụng Kaizen để cải thiện công ty của bạn
Bắt đầu với Kaizen có vẻ khó khăn. Không có giải pháp nào phù hợp cho tất cả mọi người để thay đổi văn hóa công ty - mọi tổ chức đều độc đáo theo cách riêng của nó.
Cũng không dễ dàng gì để tổ chức các sự kiện Kaizen. Trừ khi có được sự tham gia và làm việc chăm chỉ từ mọi người, bằng không các sáng kiến sẽ không thành công.
Tuy nhiên, có một số thực tiễn tốt nhất có thể giúp việc áp dụng Kaizen dễ dàng hơn.
Vì hai khía cạnh của Kaizen được kết nối với nhau, chúng tôi sẽ đề cập đến cách thực hiện từng khía cạnh.
Thiết lập văn hóa Kaizen
Bước đầu tiên để tạo ra một sự thay đổi thực sự đối với văn hóa công ty là thực sự đưa ra thông báo.
Hãy để nhân viên của bạn biết rằng từ bây giờ, họ sẽ làm mọi thứ khác đi một chút. Thông báo rõ ràng rằng bất kỳ đề xuất nào cải tiến quy trình khả thi sẽ được coi trọng và khen thưởng.
Sau đó, bạn sẽ cần tìm ra một cách để thực sự nhận được ý tưởng và phân tích các đề xuất này.
Theo Masaaki Imai, một nhà tư vấn quản lý Nhật Bản, có một cách để làm điều này là thực hiện Kaizen Corners.
Kaizen Corners là nơi nhân viên của bạn có thể đến để gửi ý tưởng của họ.
Nếu bạn không được hiện đại lắm, bạn có thể để nó ở một nơi nào đó ở công ty. Hiện đại hơn, bạn có thể thực hiện nó trực tuyến thông qua các phần mềm hoặc email.
Về phần thực hiện, Maasaki khuyên nên thực hiện trong 3 giai đoạn
- Giai đoạn 1 - Tất cả các đề xuất đã gửi được xem xét và đánh giá. Nếu cấp trên không đưa vào thực tế, nhân viên sẽ nhận được phản hồi về lý do tại sao. Giai đoạn này giúp đảm bảo rằng nhân viên của sẽ hiểu vì sao có giá trị và vì sao không được áp dụng.
- Giai đoạn 2 - Đào tạo nhân viên về cách cải tiến quy trình hoạt động, cho phép họ đóng góp tốt hơn.
- Giai đoạn 3 - Thưởng cho nhân viên làm việc thực sự chăm chỉ để giúp cải tiến quy trình. Như vậy, các nhân viên sẽ không rơi vào tình trạng cả thèm chóng chán trong việc đưa ra sáng kiến.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nhân viên tầm trung của bạn không thể giúp quá nhiều cho cải tiến quy trình. Mặc dù họ hiểu rõ công việc của mình nhưng họ không thể giúp mọi thứ thuộc kỹ thuật và máy móc.
Đối với bất kỳ nhiệm vụ nào như vậy, bạn sẽ cần sử dụng một nhóm các chuyên gia có nền tảng kỹ thuật.
Khi bạn đã bắt đầu và đã có rất nhiều ý tưởng về cách cải tiến tổ chức của mình, bạn có thể bắt đầu tổ chức Sự kiện Kaizen.
Cải thiện quy trình với các sự kiện Kaizen
Đi qua tất cả lý thuyết và triết lý, Kaizen bao gồm một loạt các công cụ hoặc phương pháp giúp đưa tất cả những điều đó vào thực tế.
Các công cụ này là một phần của Sự kiện Kaizen, trong đó theo thuật ngữ không chuyên, có nghĩa là một sáng kiến cải tiến quy trình.
Một số phương pháp trong bộ công cụ Kaizen bao gồm:
- Vòng tròn quản lý chất lượng (QCC – Quality Control Circle)
- Quản lý chất lượng toàn diện (Total Quality Management -TQM)
- Plan – Do – Check – Action (PDCA)
- Sơ đồ quy trình kinh doanh (Business Process Mapping)
Sau khi bạn xác định chính xác một vấn đề cụ thể, bạn có thể tổ chức Sự kiện Kaizen để giải quyết nó.
Các bước thông thường sẽ là:
- Tổ chức nhóm - Bạn sẽ cần Vòng kiểm soát chất lượng (Quality Control Circle - QCC) để giúp giải quyết vấn đề. Nhóm này thường bao gồm một số nhân viên tại nhà xưởng, các chuyên gia về quy trình và một người nào đó từ ban quản lý.
- Xác định chính xác vấn đề - Bạn cần phải chú tâm kỹ lưỡng về vấn đề này. Cái nào là vấn đề chính xác mà bạn đang cố gắng giải quyết? Kết quả mong đợi là gì? Để làm điều này dễ dàng hơn, bạn có thể sử dụng Bản đồ quy trình kinh doanh (Business Process Mapping)
- Tìm số liệu chính - Nếu bạn không hiểu những gì bạn đang cải tiến, toàn bộ sáng kiến sẽ bị lãng phí. Việc đưa ra những số liệu cần theo dõi và điểm chuẩn sẽ giúp bạn có thứ gì đó để so sánh quy trình mới.
- Tạo các giải pháp tiềm năng - Bước này, như đã đề cập, thay đổi tùy thuộc vào quá trình bạn cải tiến. Nó có thể là bất cứ điều gì: loại bỏ các bước từ một quy trình, áp dụng phần mềm mới, v.v.
- Kiểm tra các giải pháp - So sánh các số liệu mới với cũ. Liệu quy trình mới có hiệu quả tốt hơn? Hãy nhớ rằng đôi khi, giải pháp có thể là ngắn hạn. Bạn có thể, ví dụ, cải thiện sản lượng sản phẩm và tỷ lệ lỗi cùng một lúc. Cái đầu tiên có thể được nhìn thấy từ đầu, nhưng cái sau có thể mất một lúc để hiện rõ.
- Triển khai quy trình mới toàn công ty - Một khi bạn chắc chắn rằng quy trình mới hoạt động tốt hơn quy trình cũ, bạn có thể bắt đầu nhân rộng quy trình đó.
Quản lý quy trình với phần mềm dòng chảy công việc
Như đã đề cập, một trong những phần quan trọng của Kaizen là cải thiện quy trình của công ty.
Trước đây, việc này đã từng được thực hiện thủ công. Bạn tìm thấy một quy trình để sửa chữa, vẽ nó ra trên một tờ giấy và thực hiện các cải tiến tiềm năng.
Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh (BPMS) là người bạn đồng hành tốt nhất bạn có thể có khi thực hiện Kaizen tại nơi làm việc của bạn. Những công cụ như vậy giúp bạn với:
- Thay đổi quy trình - Khi bạn đã cải tiến quy trình, bạn cần liên lạc với nhân viên của mình. Trừ khi bạn chỉ có một số ít nhân viên, tuy nhiên, điều này có thể rất khó khăn. Một số nhân viên có thể không hoàn toàn hiểu cách thức quy trình mới được thực hiện; những người khác thường có thể quên những thay đổi mới. Với phần mềm BPM, tất cả những gì bạn phải làm là thay đổi quy trình trong nền tảng. Từ thời điểm đó, hệ thống sẽ đảm bảo rằng tất cả mọi người đều tuân thủ quy trình mới.
- Quy trình thực thi - Mọi người đều ghét sự thay đổi. Trong một số trường hợp, nhân viên của bạn sẽ bỏ qua hoặc quên đi những thay đổi mà bạn đã thực hiện đối với quy trình, quay trở lại cách làm việc cũ. Tuy nhiên, khi bạn thay đổi một quy trình với BPMS, nó sẽ được cài đặt sẵn.
- Phân tích và cải tiến quy trình - Cải tiến quy trình phải luôn dựa trên dữ liệu và số liệu. Bạn có thể cải thiện một quy trình mà không cần biết liệu bạn có đang thực hiện đúng công việc hay không. Phần mềm quản lý quy trình đi kèm với các phân tích sẵn có, theo dõi bất kỳ số liệu cụ thể nào. Bằng cách này, nó cực kỳ dễ dàng để theo dõi các cải tiến của bạn.
Hãy bắt tay vào việc cải tiến doanh nghiệp của bạn, để chiếm được vị thế trong bối cảnh cạnh tranh trên thị trường hiện nay.