Kaizen và 5S đều là những phương pháp cải tiến sự hiệu quả trong công việc của người Nhật. Ngày nay, hai phương pháp này ngày càng trở nên phổ biến và đến gần hơn với các doanh nghiệp. Vậy chúng có những điểm gì khác biệt và cách áp dụng hai phương pháp này như thế nào? Hãy tham khảo những thông tin dưới đây để hiểu rõ hơn về những câu hỏi trên.
Để một cơ sở hoạt động hiệu quả hơn chúng ta sẽ thấy có rất nhiều ý tưởng và phương pháp có thể hỗ trợ. Hai trong số những phương pháp phổ biến nhất (và hiệu quả nhất khi được thực hiện đúng cách) là 5S và Kaizen. Hai khái niệm này tương đối giống nhau, nhưng có những điểm khác biệt quan trọng mà chúng ta cần biết trước khi thực hiện một trong hai phương pháp này. Điều quan trọng cần lưu ý là những sự khác biệt này có thể đem lại thêm nhiều lợi ích khi thực hiện cả hai phương pháp này cùng lúc.
Kaizen là gì
Hãy bắt đầu với những định nghĩa đơn giản. Kaizen là một triết lý của Nhật Bản để cải tiến liên tục các hoạt động tại nơi làm việc và các hoạt động cá nhân. Điểm quan trọng đối với chủ đề này là Kaizen tập trung vào việc cải thiện các hoạt động trong các cơ sở.
Kaizen là một lựa chọn tuyệt vời cho nhiều cơ sở, đặc biệt là các cơ sở chưa có quy định về cách xử lý cho từng quy trình. Ví dụ: nếu cơ sở của bạn chạy ba ca cho mỗi công việc và mỗi ca lại thực hiện những việc khác nhau thì Kaizen là một lựa chọn tuyệt vời.
5S là gì
5S cũng bắt nguồn từ các khái niệm của Nhật Bản, nhưng 5S lại được sử dụng để giúp cải thiện cách tổ chức nơi làm việc. Cụm từ “5S” được tạo thành từ 5 từ được sử dụng để nhắc nhở mọi người những cách khác nhau mà một cơ sở có thể thực hiện để trở nên ngăn nắp hơn. Đó là Sàng lọc (Sort), Sắp xếp (Straighten), Sạch sẽ (Shine), Standardize (Săn sóc), Sustain (Sẵn sàng).
Khi thực hiện 5S nhiều công ty đã nhận ra rằng ban đầu sẽ có sự phản đối từ các nhân viên tuyến đầu, nhưng sau mỗi khu vực được tổ chức, dọn sạch và tối ưu hóa theo cách mà nó nên được làm, họ đã khá hài lòng. Một chiến lược 5S được xử lý đúng cách sẽ không chỉ loại bỏ lãng phí mà còn giúp cải tiến công việc hàng ngày của mỗi nhân viên.
Tập trung vào các quy trình
Hầu hết các cơ sở thực hiện một loạt các nhiệm vụ hoặc quy trình cụ thể một cách thường xuyên. Có thể là bất cứ công việc gì từ xây dựng một ngôi nhà đến sản xuất một chiếc máy hút bụi. Quá trình tổng thể được chia thành các quy trình nhỏ hơn. Ví dụ, khi xây dựng một ngôi nhà, một quy trình nhỏ hơn có thể là đổ nền bê tông chẳng hạn.
Tất nhiên, sẽ có nhiều cách khác nhau mà một đội xây dựng có thể làm để đổ móng, nhưng tính hiệu quả của chúng sẽ không giống nhau. Ví dụ, đào bằng xẻng gần như không hiệu quả bằng việc sử dụng máy ủi hoặc máy móc hạng nặng khác.
Mục tiêu của bất kỳ một công ty nào chính là xác định những cách thức lý tưởng nhất để hoàn thành một quy trình với mức lãng phí ít nhất có thể. Đây là nơi Kaizen có thể cực kỳ hữu ích. Kaizen sẽ giúp mọi người trong công ty học cách làm mọi thứ một cách tốt nhất và sau đó chuẩn hóa quy trình để mọi người đều tận dụng quy trình cải tiến.
Mặt khác, 5S không được sử dụng để xác định cách một quy trình nên được thực hiện hay cách cải tiến quy trình, đó là lí do vì sao mà chúng không được sử dụng trong trường hợp này.
Tập trung vào tổ chức
Nếu bạn không có một chiến lược cụ thể đễ giữ cho cơ sở của bạn được tổ chức hợp lý, nó thể sẽ sớm trở thành một mớ hỗn độn. Khi xem xét cách tổ chức một cơ sở, điều quan trọng là không chỉ nhìn vào sự hỗn độn xung quanh (mặc dù đó cũng là một phần), mà còn về nơi mọi thứ được đặt và tại sao mọi thứ được thực hiện theo một cách cụ thể.
Quay trở lại ví dụ về việc xây dựng một ngôi nhà đã được sử dụng ở trên, nếu một đội nhóm cần đổ móng bê tông, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng tất cả các vật tư được đặt càng gần khu vực nơi chúng sẽ được sử dụng càng tốt. Điều này sẽ cho phép mọi người lấy chúng và sử dụng chúng mà không lãng phí thời gian đi bộ đến hay đi từ một nhà kho hoặc khu vực khác.
Ngoài ra, việc giữ cho các công cụ được sử dụng sạch sẽ là rất quan trọng. Nếu bạn không làm sạch chúng trực tiếp sau khi sử dụng, bê tông sẽ cứng lại và sẽ khó khăn (thậm chí là không thể) làm chúng hữu dụng như ban đầu.
Tất cả những việc như thế này sẽ được đề cập trong phương pháp 5S, chứ không phải hệ thống Kaizen. Bất cứ lúc nào bạn tìm cách sàng lọc mọi thứ, sắp xếp chúng, giữ chúng sạch sẽ, chuẩn hóa chúng, duy trì chúng thì nghĩa là bạn đang sử dụng 5S.
Cả hai đều tập trung vào việc cải tiến sự hiệu quả
Các giải thích đơn giản về mỗi khái niệm này cho thấy cả hai chủ yếu được sử dụng để giúp cải tiến tính hiệu quả trong một cơ sở. Kaizen thực hiện điều này bằng cách xác định các quy trình khác nhau đang diễn ra và cải thiện chúng. 5S hoạt động bằng cách tìm kiếm lãng phí, sự lộn xộn và loại bỏ chúng.
Trong khi hai phương pháp thường được thiết lập như thể một công ty phải lựa chọn giữa hai phương pháp, chúng thực sự có thể làm việc rất tốt với nhau. Khi một công ty thực hiện đúng cách cả hai tiêu chuẩn này, họ có thể giải quyết sự thiếu hiệu quả bằng hai cách khác nhau nhưng có cùng một kết quả.
Mục tiêu của cả hai hệ thống này là giúp loại bỏ lãng phí thời gian, năng lượng, thiết bị, hàng tồn kho và những thứ khác để cơ sở có thể hoạt động hiệu quả nhất có thể. Loại bỏ sự lãng phí trong mọi tình huống không chỉ giúp cải tiến từ gốc rễ mà còn giúp nơi làm việc của bạn trở nên an toàn hơn.
Lựa chọn và thực hiện
Hãy dành chút thời gian để đánh giá 5S và Kaizen có thể hoạt động như thế nào trong cơ sở của bạn. Cho dù bạn chọn thực hiện chỉ một, hoặc cả hai hoặc mỗi cái một thời gian khác nhau thì điều quan trọng là phải đảm bảo rằng chúng được thực hiện một cách chính xác. Mặc dù các hệ thống này đã được chứng minh sẽ thành công khi được thực hiện đúng cách, nhưng chúng thực sự có thể gây hại cho năng suất nếu đội ngũ quản lý không xử lý chúng đúng cách.
Nếu cơ sở của bạn không muốn đầu tư thời gian và nỗ lực cần thiết để sử dụng các quy trình này, thì tốt hơn là hãy đợi cho đến lúc có thể thực hiện được. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa Kaizen và 5S, cũng như cách chúng có thể được sử dụng cùng nhau sẽ khiến cho cơ sở của bạn có cơ hội đạt được nhiều tiến bộ tích cực hướng tới một tương lai hiệu quả hơn.