Six Sigma có nhiều loại dự án khác nhau có thể được tiến hành. Thường tập trung vào các dự án cải tiến quy trình, là một phần của năm dự án Six Sigma. Các loại dự án khác là Quick Win, thiết kế quy trình, thiết kế lại quy trình và tất nhiên là triển khai cơ sở hạ tầng.
Việc triển khai cơ sở hạ tầng chủ yếu là đảm bảo thiết kế phù hợp các quy trình của tổ chức, mọi người tuân thủ chúng và chúng liên tục được cải tiến. Hãy nói về nó chi tiết hơn một chút.
Triển khai cơ sở hạ tầng là gì?
Việc triển khai cơ sở hạ tầng tập trung vào thiết kế có cấu trúc và thực hiện tỉ mỉ các quy trình đầu cuối trong một tổ chức để tiến hành cải tiến quy trình một cách có tổ chức. Trong một tổ chức, một quy trình là một chuỗi các hoạt động đồng nhất tạo ra giá trị cho người dùng cuối.
Các ví dụ phổ biến về quy trình kinh doanh bao gồm:
- Hỗ trợ khách hàng
- Phát triển sản phẩm
- Bán hàng
- Tạp vụ
- Giới thiệu khách hàng / nhân viên
- Tiếp thị nội dung
- Thực hiện đơn hàng
Đồng nhất, cần hiểu rằng các hoạt động được nhóm lại với nhau và làm việc với nhau để phục vụ nhu cầu của người dùng cuối. Đây có thể là khách hàng hoặc nhân viên của tổ chức. Những hoạt động này sẽ cho phép mọi người làm việc như một nhóm vì chúng chứa các nhiệm vụ có liên quan chặt chẽ và phi lãnh thổ. Việc thiết kế các hoạt động phải làm rõ ai nên thực hiện chúng và khi nào. Hơn nữa, quá trình này nên được lặp lại theo thiết kế.
Thực hiện đơn hàng là một ví dụ điển hình về một quy trình có thiết kế tuân thủ điều này. Trong quá trình này, các hoạt động bao gồm khoảng thời gian từ khi người mua đặt hàng cho đến khi việc thanh toán được thực hiện sau khi hàng đã được nhận. Toàn bộ quy trình đó, từ đặt hàng đến nhận thanh toán, đều có chức năng chéo. Nó đòi hỏi sự tham gia của:
- Bán hàng
- Dịch vụ khách hàng
- Kế toán
- Logistics
- Sản xuất (nếu hàng hóa cần được sản xuất)
Khi một tổ chức được chia thành các chức năng, thông thường, các hoạt động được thực hiện trong các bộ phận chức năng tương ứng của họ. Và các bộ phận này không biết về nhau vì họ tập trung vào các mục tiêu cụ thể theo chức năng của riêng mình. Kịch bản này có thể dẫn đến nhiều xung đột và lãng phí, cũng như làm giảm năng suất.
Và vì không có ai kiểm soát chuỗi hoạt động, từ đầu đến cuối, có thể khó - nếu không muốn nói là không thể - để đảm bảo độ lặp lại và độ chính xác. Điều này dẫn đến việc mọi người tạo ra mọi thứ khi họ đi và gia tăng sự thay đổi (chính điều mà Six Sigma cố gắng giảm thiểu).
Bối cảnh của các quá trình là những gì quyết định cách các hoạt động được xem xét, thiết kế và thực hiện. Bằng cách này, lãnh đạo có thể nhóm các hoạt động theo cách khiến mọi người thấy rõ rằng chúng là một phần của bức tranh lớn hơn nhằm mang lại lợi ích cho tổ chức và khách hàng của tổ chức. Điều này nói rõ rằng mọi người phải làm việc cùng nhau.
Ngoài ra, ban lãnh đạo có thể thực hiện một cách tiếp cận có hệ thống để cải tiến quy trình và nhân viên có thể thực hiện nhiệm vụ của họ một cách có tổ chức và nhất quán vì có một thiết kế từ đầu đến cuối vốn có trong các quy trình tổ chức.
Các quy trình được thiết kế tốt làm cho việc cải tiến quy trình trở thành một việc có cấu trúc, làm tăng cơ hội thành công. Triển khai cơ sở hạ tầng chỉ là một trong những dự án Six Sigma mà bạn có thể tiến hành để đảm bảo giá trị tốt hơn cho khách hàng và hoạt động hiệu quả của toàn tổ chức.