Những năm 80, khủng hoảng kinh tế nặng nề liên tiếp xảy ra khiến hàng loạt công ty Nhật Bản rơi vào phá sản. Các ngành công nghiệp mũi nhọn, trụ cột của Nhật Bản đều không tránh khỏi tình trạng sa sút, thua lỗ.
Các doanh nghiệp muốn sống sót vượt qua hoàn cảnh khó khăn hiện tại bắt buộc phải có sự cải tiến. Tuy nhiên, với tình trạng hiện tại, các doanh nghiệp không thể lựa chọn phương pháp đầu tư mới, thay đổi hoàn toàn hệ thống sản xuất vì quá lãng phí.
Năm 1986, Masaaki Imai, một nhà tư vấn trong lĩnh vực quản lý chất lượng đã sáng lập Viện Kaizen Consulting Group, mang triết lý Kaizen cùng phương pháp 5S đến gần hơn với các doanh nghiệp. Toyota là công ty đầu tiên áp dụng Kaizen và 5S vào trong kinh doanh, thực hiện kế hoạch tái cấu trúc với mức chi phí tối thiểu nhất. Toyota áp dụng thành công đến mức không những đưa công ty an toàn vượt qua cơn suy thoái kinh tế lúc bấy giờ mà còn bắt đầu mang thương hiệu “xâm chiếm” cả thị trường Châu Âu. Hiện tại, tập đoàn đa quốc gia Toyota nắm trong tay 63 nhà máy, trong đó 12 nhà máy tại Nhật và 52 nhà máy còn lại “phủ sóng” ở 26 quốc gia khác.
Vậy triết lý Kaizen và phương pháp 5S là gì?
Kaizen là một triết lý kinh tế của Nhật Bản được ứng dụng đặc biệt thành công tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ tại Nhật Bản cũng như các doanh nghiệp trên thế giới. Kai trong tiếng Nhật có nghĩa là “thay đổi”, Zen có nghĩa là “tốt hơn”, như vậy Kaizen được hiểu là “thay đổi để tốt hơn” hay “cải tiến liên tục”. Kaizen đứng trên hệ quy chiếu con người để cung cấp hệ thống các phương pháp mới, trong đó có phương pháp 5S để thay đổi tư duy làm việc của mọi thành viên trong tổ chức.
5S là phương pháp cải tiến năng suất, là công cụ sắc bén cho chương trình sản xuất tinh gọn. Phương pháp 5S sẽ áp dụng phổ biến trong văn phòng, tổ chức, doanh nghiệp và cả cá nhân, nó giúp cá nhân tổ chức không gian làm việc một cách hiệu quả, an toàn và trực quan hơn. Nhờ đó nâng cao năng suất làm việc, giữ gìn vệ sinh, hạ hao mòn, lãng phí xuống mức thấp nhất. Hệ thống 5S gồm: Seiri – Sàng lọc, Seiton – Sắp xếp, Seiso – Sạch sẽ, Seiketsu – Săn sóc, Shitsuke – Sẵn sàng khi được áp dụng đúng cách sẽ mang lại hiệu quả tiết kiệm từ 10% - 30%
Mức độ ảnh hưởng của Kaizen/5S đến các doanh nghiệp Nhật Bản và thế giới
Sau khi được Toyato áp dụng thành công, Kaizen và 5S ngay lập tức được các doanh nghiệp khác đưa vào thực hiện. Từ đó, Kaizen, 5S có tốc độ lây lan chóng mặt, khi các doanh nghiệp Nhật Bản đầu tư tại các thị trường Châu Á và Châu Âu, họ đã đem triết lý này “gieo mầm” rộng rãi. Năm 1986, 5S được các công ty ở Singapore áp dụng, thời gian gần đây là các nước Trung Quốc, Singapore, Ba Lan, Ấn Độ, Thái Lan, Hàn Quốc, Srilanka, Nga, Hungary, Malaysia, Bungari, Colombia, Uruguay, Brazil, Costarica, Mêhicô. Năm 1993, Kaizen, 5S chính thức đổ bộ Việt Nam thông qua tập đoàn Suzuki.
Hiện nay, Kaizen và 5S ăn sâu vào tiềm thức, trở thành một đức tính của nhân viên trong các tập đoàn đa quốc gia, các công ty, doanh nghiệp lớn. Đây là một phần lý do khiến các doanh nghiệp này phát triển bền vững, tiết kiệm và lợi nhuận tăng đều mỗi năm.
(cần 1 hình ảnh tư vấn doanh nghiệp của UCI)
Lợi ích mà Kaizen/5S mang lại cho các doanh nghiệp
Để nói về lợi ích của triết lý Kaizen và phương pháp 5S, chúng tôi xin dùng tập đoàn Toyota để làm dẫn chứng. Tính đến năm 2007, Tập đoàn Toyota có đến 9 nhà máy ở Bắc Mỹ, 75% các ô tô được lắp ráp tại Bắc Mỹ có nguyên liệu và bộ phận được sản xuất tại đây. Hơn nữa, Toyota còn sử dụng chính công nhân người Mỹ và trả mức lương ngang bằng với các công ty sản xuất ô tô khác. Thế nhưng, Toyota vẫn có thể kiếm được lợi nhuận 14 tỉ USD trong năm 2006, trong khi các doanh nghiệp sản xuất ô tô tại Mỹ phải chuyển nhà máy tới Trung Quốc và Ấn Độ để có thể tiết kiệm chi phí. Bí quyết của Toyata là gì? Đó chính là áp dụng thành công triết lý Kaizen và 5S vào chiến lược kinh doanh của mình.
Toyato đã áp dụng Kaizen để giảm thiểu lãng phí trong các khu vực tại nhà máy, cụ thể như khu vực hàng tồn kho, vận chuyển, thời gian đi lại của công nhân… Giám đốc Taiichi Ohno của Toyoto dựa vào “Hệ thống kéo pull” và các triết lý về chất lượng, quản trị chất lượng, khách hàng của William Edwards Deming để chế tạo ra xe chuyên chở trong nội bộ nhà máy, nhờ đó Toyota đã tiết kiệm gần 3.000 USD cho chi phí mua sắm xe chở hàng.
Đồng thời, phương pháp 5S được đưa vào ứng dụng triệt để nhất cho công nhân và các khu vực làm việc, tạo ra không gian làm việc thoải mái, sạch sẽ. Nguyên tắc Kaizen 5S thay đổi tư duy làm việc của toàn bộ công nhân, nâng cao ý thức và phát triển cá nhân trong công việc lẫn cuộc sống. 5S giúp loại bỏ các giai đoạn, quá trình hay sự vật không cần thiết ra khỏi nơi làm việc. Sắp xếp mọi thứ gọn gàng, đúng vị trí và thuận tiện cho việc sử dụng. Nhờ đó, năng suất làm việc tăng lên, đảm bảo an toàn, nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo uy tính cho khách hàng và nhất quán tư duy làm việc.
Nhờ những lợi ích thiết thực mà Kaizen và 5S đem lại, ngày càng nhiều doanh nghiệp đưa vào trong chiến lược kinh doanh của mình. Triết lý Kaizen cùng phương pháp 5S đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, không đủ khả năng và thời gian để đầu tư mới hoàn toàn. Kaizen, 5S không tác động mạnh tạo sự đột phá ngay lập tức mà thay đổi dần dần một cách tinh tế, tạo sự vững chắc nhất cho doanh nghiệp.