Ý tôi là vậy đó! Nếu công ty của bạn không thể làm chủ được 5S, hãy thử ngay “1S” – không, DỪNG LẠI! Nếu công ty của bạn không thể duy trì nỗ lực thực hiện 5S, thì công ty bạn không chỉ nên DỪNG LẠI mà còn cực kỳ cần xem xét việc dừng toàn bộ chuyển đổi Lean cho đến khi thành thạo ít nhất một quy trình tập trung cơ sở. Đó là một sự lãng phí rất lớn đối với một công ty phải chi hàng ngàn, nếu không phải hàng triệu đô la cho việc “chuyển đổi tinh gọn”, chỉ để thấy được cách làm việc cũ của công ty không thể duy trì và xây dựng dựa trên những cải tiến mà họ đã thực hiện.
Bằng sự “thành thạo 5S”, chúng tôi không nói về việc luôn đạt 80 – 90% trong các bài đánh giá 5S hàng tháng đã giảm xuống chỉ để cho thấy rằng một chức năng của bộ phận đang đạt được
KPI nội bộ. Chúng tôi nói về việc sống theo tinh thần thực sự của 5S. Để đạt được sự thành thạo 5S cần:
- Đảm bảo tất cả các mặt hàng, thành phần, vật liệu, công cụ, chương trình, tài liệu, bộ phận và thiết bị quan trọng đã xác định rõ ràng số lượng và nơi chúng được đặt vào, đó là nơi chúng được sử dụng, là nơi giảm thiếu tối đa việc kiểm kê tài sản, chờ đợi, vận chuyển và di chuyển,
- Đảm bảo tất cả các thành phần, vật liệu, v.v đang hoạt động tốt, được duy trì và làm sạch theo tiêu chuẩn trực quan,
- Duy trì việc không có vật gì trong khu vực không được sử dụng thường xuyên theo một tiêu chuẩn đã được xác định (kể cả vết bẩn, bụi bẩn và các tác nhân gây ô nhiễm),
- Tuân thủ các tiêu chuẩn toàn cầu và địa phương của công ty là tốt nhất và rõ ràng nhất,
- Sự tham gia tích cực của tất cả các cấp quản lý trong tình trạng đầy thách thức hiện tại,
- Thiết lập các hành động phòng ngừa để loại bỏ lỗi trong việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ,
- Ít nhất là kiểm tra hàng ngày về việc tuân thủ các tiêu chuẩn, nhưng việc kiểm tra liên tục tốt nhất là nên tự nhiên như việc bạn thở vậy,
- Chuyển đổi từ “quản lý bằng kết quả” (“management by result” – nghĩa là tập trung chủ yếu vào việc đạt được xếp hạng đánh giá mục tiêu 5S) sang “quản lý bằng phương pháp” (“management by means” – cải thiện các thói quen của tổ chức với tinh thần thượng võ),
- Một sự thấu hiểu rằng, việc duy trì bao gồm trình bày rõ ràng các vấn đề và các hành động giải quyết những vấn đề đó,
- Tập trung vào huấn luyện, không phải kiểm soát.
5S là một thói quen cơ sở không được đánh giá cao ở các nước phương Tây như đáng lẽ nó nên vậy. Nó được đánh giá là thói quen cơ sở vì lí do tuyệt vời, bởi vì có nhiều thói quen khác và các công cụ KAIZEN được xây dựng dựa trên khả năng duy trì sự cải tiến liên tục ở nơi làm việc. Một số người thầy sẽ yêu cầu chứng minh sức chịu đựng từ 1 đến 2 năm đầu trước khi họ tiếp tục đến các quy trình hay khu vực kế tiếp. Nếu một tổ chức không thể duy trì tổ chức nơi làm việc của mình, thì sao nó có thể duy trì, cải tiến số lượng và thực hành KANBAN, quản lí mạng lưới, thực hành chuyển đổi nhanh chóng, tiêu chuẩn công việc hay các bộ phận đơn lẻ của dòng chảy công việc,v.v.?
Giống như trò chơi golf, 5S rất dễ hiểu và rất khó để thành thạo. Nó đòi hỏi kỷ luật, đòi hỏi phải tuân thủ các tiêu chuẩn, và đòi hỏi khả năng thích ứng nhanh với sự thay đổi hoàn cảnh.
Trong cuốn sách Từ tốt đến vĩ đại (“Good to Great” – HarperCollins Publisher, 2011), Jim Collins đã khuyến khích chúng ta tạo ra một “Stop Doing List” – “Danh sách các việc nên ngưng làm”. Chúng ta có thể hiểu như là “sàng lọc” (chữ “S” đầu tiên) ở các doanh nghiệp thông thường và truyền thống đang trở thành điều cản trở nỗ lực thành thạo 5S. Để giải quyết vấn đề này, chúng ta cần phải hỏi, “Những thói quen hoặc hành vi nào trong tổ chức của chúng ta đang ngăn cản chúng ta đạt được sự thành thạo 5S?” Các thói quen và các hành vi của quản lí và tổ chức từ lâu phải được thử thách! Nguyên nhân gốc rễ của việc tại sao không thể thành thạo 5S để thúc đẩy cải tiến hơn nữa cần phải được phân tích. Chúng có thể bao gồm:
-
Chỉ chú trọng tập trung vào một 5S
KPI,
-
Hậu quả của việc không đạt được 5S
KPI,
- Chú tâm theo đuổi 5S trong quá nhiều lĩnh vực trước khi chứng minh khả năng duy trì ở một khu vực,
- Thiếu sự tham gia của quản lý,
- Tư duy hàng loạt trong việc thực hiện kiểm tra tại chỗ thay vì kiểm tra liên tục,
- Tập trung bộ phận dập tắt khả năng duy trì cải tiến liên kết khu vực,
- Thiếu sự huấn luyện.
Bất kể là nguyên nhân gì làm cho bạn không thể thành thạo 5S, hôm nay hãy viết nó vào “Stop Doing List” . Dừng làm chúng để văn hóa cải tiến liên tục thực thụ được duy trì.
Tóm lại..bạn không thể thành thạo 5S?
1. Dừng ngay việc thử “1S”
2. Xác định nguyên nhân gốc rễ bằng cách thách thức các thói quen và hành vi truyền thống
3. Tạo một “Stop Doing List” và tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của nó
4. Chọn một khu vực để tập trung đạt được sự duy trì công việc và cải tiến quy trình liên tục một cách nhanh nhất có thể.
5S là một yếu tố cực kỳ quan trọng của bất kỳ chuyển đổi Lean nào nhưng hiếm khi nó mang lại tầm quan trọng xứng đáng. Nếu bạn không thể thực sự thành thạo 5S, đôi khi điều tốt nhất bạn nên làm là dừng lại.