Nếu như phương pháp quản lý Tây Âu thiên về kiểm soát thời gian và chế độ làm việc của công nhân một cách cơ học rất chặt chẽ thì người Nhật lại chú ý giải quyết vấn đề tâm lý, cải thiện điều kiện lao động và không khí làm việc trong tập thể, hoàn thiện môi trường làm việc. đó cũng chính là những ý tưởng của 5S – phương pháp được các công ty Nhật Bản ưa chuộng. Đây là một cách làm hết sức đơn giản những rất có tác dụng để nâng cao hiệu quả và chất lượng. Phương pháp này có thể áp dụng cho mọi hoạt động từ sản xuất tới dịch vụ, văn phòng.
1. Nội dung của 5S
Sàng lọc – SEIRI: loại bỏ những thứ không cần thiết.
Sàng lọc những gì cần thiết khỏi những thứ không cần thiết và loại bỏ những gì không cần thiết giữ lại những gì cần thiết tại nơi làm việc.
Sắp xếp – SEITON: đặt mọi thứ đúng chỗ.
Những thứ không cần thiết đã được loại bỏ khỏi nơi làm việc. sắp xếp những thứ cần thiết ngăn nắp, trật tự để dễ tìm, dễ thấy, dễ sử dụng.
Sạch sẽ - SEISO: vệ sinh nơi làm việc sạch sẽ.
Vệ sinh nơi làm việc và luôn giữ cho nó ngăn nắp, sạch sẽ. Kiểm tra xem mọi thứ có đúng chỗ để tạo điều kiện thực hiện đơn giản Seiri và Seiton.
Săn sóc – SEIKETSHU: vệ sinh sạch sẽ, ngăn nắp ở mức độ cao.
Để không lãng phí những nổ lực đã thực hiện không nên dùng lại sau khi đã tiến hành được 3S. Cần chú ý giữ vệ sinh và áp dụng hiệu quả sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ và kiểm tra.
Sẵn sàng – SHITSYKE: thực hiện 4S trên tự giác thành thói quen.
Đạo tạo, làm cho mọi người thực hiện 4S trên một cách tự giác như một thói quen. Tích cực duy trì và tuyên truyền thói quen tốt, không bỏ cuộc.
2. Các bước áp dụng 5S
Sàng lọc – SEIRI
a. Quan sát kỹ nơi làm việc của mình. Phát hiện và xác định những thứ không cần thiết cho công việc. sau đó loại bỏ những thứ không cần thiết ra khỏi nơi làm việc.
b. Nếu không thể quyết định ngay được mọt thứ gì đó còn cần hay không thì đánh dấu kèm theo ngày tháng và để riêng ra một nơi.
c. Sau một thời gian , ví dụ 3 tháng, kiểm tra lại xem.
Sẽ là một phần thưởng nếu trong quá trình thực hiện Seiri đó lại tìm được một vài vật có ích mà lâu nay không biết để đâu.
Sắp xếp – SEITON
Khẳng định mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ khỏi nơi làm việc. Suy nghĩ xem, với những thứ cần thiết, nên để cái gì ở đâu là thuận tiện theo qui trình làm việc, đồng thời đảm bảo thẩm mĩ và an toàn.
Trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí sao cho thuận tiện cho thao tác. Sau đó thì thực hiện.
Làm sao cho các đồng nghiệp của mình điều biết được là cái gì để ở chỗ nào, để tự họ sử dụng mà không phải hỏi ai. Tốt nhất nên có một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ.
Áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đặt bình cứu hỏa và những chỉ dẫn cần thiết khác.
Sạch sẽ - SEISO
Có một mối quan hệ rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi làm việc, chế tạo ra sản phẩm. Như vậy, Seiso phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi là trong suốt cả ngày.
Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới làm vệ sinh.
Dành 3 phút mỗi ngày để làm Seiso.
Mọi người có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc.
Tạo thành thói quen không vứt rác bừa bãi.
Vệ sinh dọn dẹp cũng là một hành động kiểm tra.
Ngoài 3 phút hàng ngày cho Seiso, nên có thời gian làm Seiso trong tuần, trong tháng. Cái lợi do Seiso đem lại sẽ lớn hơn nhiều lần thời gian bỏ ra.
Săn sóc – SEIKETSHU
Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự ngăn nắp, sạch sẽ ở nơi làm việc. Cần có lịch làm vệ sinh.
Phong trào thi đua giữa các phòng ban, bộ phận cũng rất quan trọng và có hiệu quả trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia 5S. Đừng chỉ tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm cái hay, cái tốt để động viên.
Sẳn sàng – SHITSUKE
Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S nói trên một cách tự giác như mọt thói quen hay một lẽ sống.
Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hành nó cho đến khi mà mọi người đều yêu 5S.
Để thực hiện 5S trong công ty, người phụ trách phải là tấm gương về 5S cho mọi người noi theo.